ここでは、内容証明郵便の文書書式はどんな要件が必要かについて纏めましたので、参考にしてください。
初めに、内容証明とは何かについて説明します。自分の言いたい事や考えを相手に伝える場合、口頭や普通の文書で伝えたとしても、相手側が「そんな話は聞いていない」「そんな文書は受け取っていない」と言われてしまうと何の証拠が無く証明出来ません。このような事に成らないために「内容証明郵便」を利用して相手に通知することで、その証拠が残り郵便局に証明してもらうことが可能になります。特に、内容証明郵便は証拠能力が強い情報伝達の方法ですので、受け取った側にこちらの確固たる意思を示したり、相手にプレッシャーを与えるのには大変有効な自分の権利を守るための一つの手段としての手続きです。したがって作成にあたっては、内容と状況をしっかり検討し見極めてから出す必要があります。
以上の事から効力の要件を満たす文書を作らなければならないのです。それでは書式はどのようになっているのでしょうか。
内容証明は一度受取人に出した後からは、訂正することができませんので、内容証明の文書には、要件とは関係のないことや余計な前置きは一切書きまません。あいまいな表現は避けて、簡潔・明確に書くことが必要です、そして、事実関係を十分に確認した上で記入します。あいまいな表現や事実と異なることが書いてあると、逆にトラブルのときに不利になる可能性もありますので、十分に気をつけましょう
文書は自筆の必要はなく、ワープロやコピーあるいは、カーボン紙での複写でもよいのすが、遺産相続などの大事な用件のときは、専門家に依頼するのも一つの方法です。
書式のひな形や見本が文房具や書店で売ってますので参考にされたら良いでしょう。
尚、パソコンが使える方であるなら、電子内容証明は準備するものも少なく、規則も少ないため作り方は簡単です。利用者登録をし、「ｅ内容証明用ソフトウェア」をダウンロードすれば比較的簡単に作ることができます。
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