「内容証明」の疑問解消の基礎知識として、ここでは「内容証明郵便とその書き方」についてお答えしていきたいと思います。
まず、内容証明とは何かについて説明します。自分の言いたい事や考えを相手に伝える場合、口頭や普通の文書で伝えたとしても、相手側が「そんな話は聞いていない」「そんな文書は受け取っていない」と言われてしまうと何の証拠が無く証明出来ません。このような事に成らないために「内容証明郵便」を利用して相手に通知することで、その証拠が残り郵便局に証明してもらうことが可能になります。特に、内容証明郵便は証拠能力が強い情報伝達の方法ですので、受け取った側にこちらの確固たる意思を示したり、相手にプレッシャーを与えるのには大変有効な自分の権利を守るための一つの手段としての手続きです。したがって作成にあたっては、内容と状況をしっかり検討し見極めてから出す必要があります。
内容証明の書き方ですが、その要件が当然ありますのでそれを忠実に守って書くことが大切です。
①用紙とペンは制限が無い。市販されている内容証明用紙でなくとも、紙の種類や大きさには制限はありませんが、消えることを防止するためにボールペンや万年筆がいいでしょう。パソコンやワープロで作ってもＯＫです。
②文字数制限があります。・縦書きの場合は、1枚に1行20字以内・26行以内と決まっています。・横書きの場合は、1枚に1行20字以内・26行以内、または、1行13字以内・1枚40行以内、あるいは1行26字以内・1枚20行以内の３種類です。
③文字の種類の制限です。使用できる文字は、ひらがな・カタカナ・漢字・数字です。英字は、名前や地名、会社名など固有名詞だけ使えます。英文は認められていません。記号（㎏、㎡、㎜、№など）は１字として扱いますが、使えない記号もあるので、出来る限り記号は使わないことが無難です
④枚数制限はありません。差出人の押印と同じ印鑑で、割印をおします。これを、すべてのページに行います。
⑤差出人と受取人の書く場所です。内容証明郵便の本文の最後か最初に、相手の住所氏名と自分の住所氏名を書き押印します。
⑥訂正方法です、意外と知らない部分です。間違えた場合は、その部分に二重線を引き、その抹消した部分の隣の余白に修正した文字を書き、縦書きの場合はその上（下も可）の余白に「○字削除◇字加入」と書き入れて押印します。横書きの場合はその右側（左側も可）の余白に「○字削除◇字加入」と書き入れて押印します。また、欄外でなく末尾などに書く場合は、「△行目○字削除◇字加入」と書き入れて押印します。複数の箇所を訂正する場合はそのつど訂正印を押します。
⑦同封物について。内容証明郵便の封筒には、本文以外の書類や写真、図表などを同封することはできません。
⑧その他の留意点です。・日付は文書に記入する。・あいまいな表現、抽象的な表現は誤解の元になる。・中途半端な理解で法律知識を用い無い。十分注意が必要です。
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